علاوه بر وسایل گفته شده، راه ها و وسایل پیشنهاد شده ی ذیل نیز وجود دارد:
·
سخنرانیی در نمایشگاه های تجارتی لاینوکس؛
·
معرفی موسسه و فعالیت هایش درانستیوت های محلی یا
کنفرانس دوره ارتقایی؛
·
بروشورها و اوراق تبلیغاتی که درمورد کارهای موسسه
تان را معلومات می دهند؛
·
یک صفحه درمورد اهمیت کارهای موسسه تان در وبسایت
نشرکنید؛
·
خبرنامه یا خبرنامه ی انترنتی که فعالیت و موفقیت
های موسسه ی شما را از دید استفاده کنندگان خدمات معرفی کند؛
·
نشر اعلانات در مجله های مورد نظر؛
·
برگزاری محافلی چون تجلیل از روز"جامعه
باز" و" معلومات رسانه "؛
·
گشت و گذار مداوم وسایط نقلیه شما در سطح شهر.
در آخرباید گفت که امکان موفقیت
شما به وقت، منابع و پول مربوط است.
ازیاد نبرید: روی پیام های
اساسی تاکید کنید!
درتمام کارهای ارتباطی متوجه پیام های اساسی باشید . زیرا این پیام ها
"ماهیت" کاری موسسه را نشان می دهند. درعین حال پیام ها شما را به
استفاده کنندگان، رسانه ها وعامه ی مردم معرفی می کنند.
به یاد داشته باشید که این پیام ها باید
افراد را به سوی مقصد شما بکشاند. علاوه برآن صحت و درستی پیام تاثیر بیشتر روی گیرندگان می گذارد.
برگزاری نمایشگاه
تجارتی
شرکت در مباحث مرتبط به صنعت موسسه ی شما موسسه را بیشتر در معرض دید و توجه قرارداده و
پوشش رسانه ای آن را گسترش می دهد.
یکی ازساده ترین راه های اعتبار موسسه، شرکت
فعال{مسوول ارتباطات عامه} در نمایش های تجارتی، گردهمایی های صنعتی و سیمنارها است.
شما باید محفل ها را با هوشیاری انتخاب
کنید. میان محافلی که ارزش بیشتر داشته و آنهایی که ارزش کمتردارند، تفاوت قایل
شوید. هرقدرمحفل گسترده و وسیع باشد، به همان اندازه صحبت در آن سخت و رقابتی خواهد
بود
هماهنگی فرصت صحبت در نمایشگاه
های تجارتی
مساعد سازی زمینه صحبت در مورد موسسه، مستلزم تلاش های زیاد و همکاری های خیلی
درازمدت می باشد.
در اکثرموارد باید با ترتیب کننده ی کنفرانسها
حداقل ده ماه قبل در ارتباط باشید. برخی اوقات حتی شما اگر بخواهید مجری این گونه برنامه باشید، باید
هزینه ی بزرگذاری برنامه را پرداخت کنید.
اول، درمورد آن نمایشهای مرتبط به ساحه ی
کاری موسسه که از ماه های قبلی برنامه ریزی شده اند، تحقیق کنید. معمولاً وبسایت برگزارکنندگان
نمایشها یکی از راه های است که در این مورد معلومات می دهند.
با
برگزار کننده ی نمایشها درتماس
گردیده و از برنامه های شان بپرسید. درعین حال؛ شرایط که آنها برای سخنگوی واجد
شرایط تعیین کرده اند، نیز معلومات بگیرید.
علاوه برنمایشگاه های تجارتی متمرکز به
موضوع لاینوکس یا منابع آزاد، بخت خود را در سایر انواع نمایشها نیز بیازمایید. به
عنوان نمونه، خدمات گویندگی خود را برای بخش منابع بشری یا مجامع آموزشی
کمپیوترعرضه کنید.
عین نکته اساسی که در تهیه و ارسال خبر به
رسانه ها مهم بودند، دراجرای برنامه های نمایشی هم موثر اند. به این معنی که باید
گیرندگان را بشناسید، موضوع جالب داشته باشید و آماده شریک سازی معلومات و تجارب درمورد
کار و بار موسسه با گیرندگان باشید.
از آن مهمتر این که درجریان صحبت، نکات جدید
برای شرکت کنندگان ارایه کنید.(به جای این که چند شعار تبلیغاتی در مورد موسسه یا
لاینوکس داشته باشید.)
با ارایه معلومات کافی قناعت شرکت کنندگان
نمایش را بگیرید. به این صورت به ترتیب کنندگان نیز می فهمانید که در نمایش های
بعدی نیز شما را انتخاب کند.
جلب توجه رسانه ها به
نمایشگاه های تجارتی
اگرهدف شما از برگزاری نمایشگاه تجارتی کسب
شهرت است، کاری متفاوت از کارهای ارتباطات عامه ی سایر موسسه انجام دهید. به گونه نمونه، درجریان نمایش، آنها
درغرفه ی خود منتظر می مانند تا گزارشگر از میان راهرو پایین و به سراغ آنها
بیایند. برعکس، اگر گزارشگر به
غرفه ی مذکور توقف نکند، نمایش دهنده نتیجه ی نه چندان جالب کارش را به پایان می
برد. این، کاریست که هر فرد با گذشتن از این راه، آن را بیان کند.
اگر تاکنون به این شکل عمل می کرده اید،
حالا، زمان تغییر دادنش است. اگر می خواهید توجه رسانه ها را جلب کنید، تا آغاز
نمایشگاه منتظر نایستید.
پس متوجه می شویم که ایجاد ارتباط قوی با رسانه
ها - حتی ماه ها قبل ازبرگزاری نمایش- حالا نتیجه می دهد. به همین خاطر بهتر است که
دنبال رسانه های باشیم که قراراست این نمایشگاه را پوشش خبری بدهد. بهترین منبع
معلومات گیری شعبه ارتباطات عامه ی نمایشگاه می باشد.
نام های روزنامه ها، رسانه های الکترونیکی و
رسانه های آن لاین را - که مخاطبان آنها استند- را ازهمانجا بدست آورید. خیلی مهم
است که این معلومات را تهیه کنید. زیرا ممکن است شما و ترتیب دهندگان نمایش عین
خبر را به همان رسانه ها بفرستید.
اگر زمانی کشف می کنید که ترتیب کنندگان،
برنامه ای را روی دست دارد که با تولید و خط مشی موسسه شما همخوانی دارد، از آنها
بخواهید که موسسه ی شما را به عنوان نمونه، انتخاب کنند.
برنامه های تولید رسانه های که نمایشگاه را
پوشش می دهند را بررسی کنید. درعین حال
برنامه های رسانه های علاقمند به نمایشگاه را نیز بخوانید. به عنوان مثال، هدف
اولی یک کنفرانس عمومی درمورد لاینوکس، یک مجله اختصاصی کمپیوتر می باشد. با آنهم
اکثر رسانه ها قبل یا بعد از اجرای کنفرانس، گزارش های ویژه کنفرانس را نیز نشر می کنند.
این گزارش ممکن یک بخش مجله را دربرگرفته یا
یک شماره به این نمایشگاه اختصاص داده
شود. اگر نمی توانید این معلومات را از طریق برنامه های کاری رسانه ها جمع آوری
کنید، با آنها درتماس شده و از انها معلومات بخواهید.
گزارش های ویژه بهترین فرصت است تا موسسه
پوشش رسانه ای بیابد. شما هم اگر ایده ای در ذهن دارید تا در گزارش ویژه انعکاس
یابد، با رسانه ها شریک کنید.
لیستی ازموضوعات جالب را که در نمایش پوشش می
یابند را تهیه کرده و طی یک اعلامیه خبری مجاب کننده به رسانه ها بفرستید.
جایزه، نتایج چشمگیریا نظریات متخصصان
لاینوکس – مواردی که بتواند توجه رسانه ها را بخود جلب کند- را در مطلب تان ذکر
کنید.
این جمله را درآخر نامه اضافه کنید:"برای
معلومات بیشتر یا درخواست مصاحبه به این شماره تماس بگیرید...."
برای این که بتوانید رسانه ها را با خود
داشته باشید، برنامه های نمایش را طوری عیار کنید که موسسه تان به عنوان
"بخشی از راه حل" معرفی کنید،
نه "موسسه ای که نیازمند هزینه گذاری وقت و توجه خاصی است."
برنامه ریزی برای یک نمایش
تجارتی
برای برنامه ریزی برگزاری نمایش های تجارتی
باید حداقل چند ماه قبل تدابیری را بسنجید. اگربخواهید حضورمطرح داشته و نمایش شما
موثرباشد، اقدام به ساخت یک غرفه نمایید (شخصی یا به کمک شریک کلیدی تان.)
از این که فضای نمایشگاه محدود است باید از قبل برای غرفه جا خوش کنید.
محل غرفه به اساس واحد متریک فوت به کرایه گرفته می شود. درعین حال ساخت یک غرفه قابل
حمل چندین ماه را دربرمی گیرد. پس بهتر که آن را از قبل بسازید.
در زیرنکاتی را بیان می کنیم که با مراعات
آن می توانید حداکثراستفاده از نمایشگاه خود داشته باشید.
قبل از نمایشگاه
برگزاری نمایشگاه بزرگ، مستلزم آمادگی همه
جانبه می باشد. درغیرآن به مشکلات زیاد تدارکاتی مواجه خواهید شد. پس باید برنامه
منسجم را ترتیب داده و میزان پیشرفت را مطابق به آن ارزیابی کنید.
1- نمایشها را به صورت
دقیق انتخاب و بررسی کنید.
برگزاری نمایشگاه مستلزم سرمایه گذاری زیاد
(وقت، پول و منابع دیگر) می باشد. پس در بررسی ارزش نمایشگاه حسابگر و دقیق باشید.
مثلاً، ایا کسانی که دراین نمایشگاه شرکت می کنند، ازمیان مشتریان شما باشند؟ زیرا
نمایش دهی به چند صد تن از مشتریان مورد نظر بهتراز برگزاری نمایشگاه برای هزاران
فردی که – فکر می کنید- به تولیدات شما علاقه ای ندارند، بهتر است.
2- دستنامه ی نمایشگاه را
مطالعه کنید.
قبل ازهرکاردیگر، دستنامه ی رهنمای برگزاری نمایشگاه
را بدست آورید. باید همه معلومات درمورد نمایشگاه دراین دستنامه موجود می باشد.
تقسیم اوقات پیشنهاد شده و یا تایید شده، فارم ها و نحوه ثبت نام، نقشه زمین
نمایشگاه، مشخصات نمایشگاه، سخنرانان مورد نظر و سایر جزییات مهم دیگر را در آنجا
مطالعه کنید.
3- اهداف خود را مشخص
کنید
از قبل
درمورد نتایج متوقعه از برگزاری نمایشگاه را به صورت روشن تصور کنید. آیا می
خواهید شهرت موسسه را بلند ببرید یا مشتریان جدید بدست آورید؟ آیا می خواهید که میزان
رقابت ها را اندازه بگیرید؟ پس اهداف مشخص برای تعیین ارزش نمایشگاه برای موسسه ی
تان هم می باشد.
4- میزان موفقیت را تعیین کنید.
برای رسیدن به هرهدفی راه های تعیین میزان
موفقیت مشخص کنید. این معیارها را تا حد امکان شفاف و دقیق تعریف کنید. به عنوان
نمونه، با برگزاری یک نمایشگاه، شما تعیین می کنید که 1000 بروشور تولید کنید؛
معلومات ارتباطی از دو صد تن ارتباطی جدید به دست بیاورید و یک سردبیر کلیدی را به
نان چاشت دعوت کنید. این معیارها برای حدس هزینه مالی نمایشگاه هم کمک می کند.
5- برنامه نمایشگاه را بنویسید.
این برنامه باید شامل تقسیم اوقات کاری،
لیست فعالیت های تدارکاتی و اسم افراد و وظایف آنها شود. منتظرانجام کار به صورت
شانسی نباشید. درغیر آن، بنا به قاعده مورفی (هرچیزی را که اشتباه تلقی کنید،
اشتباه می شود.) اگر کارنکنیم این قاعده بر موفقیت ما سایه می افگند.
6- پیام کلیدی برای غرفه
نمایشگاه انتخاب کنید.
یک نمایشگاه خوب مانند یک اعلان تجارتی
برجسته بازدید کنندگان زیادی را به خود جلب می کند. این یکی افراد زیادی را نسبت به یک پیام صوتی ناهنجار به
غرفه ی تان جذب می کند.
7- غرفه را دارای فضای
باز و جذاب طراحی کنید.
غرفهی با فضای باز دیدارکنندگان را به غرفه
می کشاند. البته نباید موانعی مانند چوکی و میز مانع داخل شدن بازدیدکنندگان به
غرقه گردد. درعین حال نشان موسسه باید به اندازه کافی بزرگ بوده و از فاصله دور قابل مشاهده باشد. با نصب کردن
بروشور بر دیوارغرفه میزان گردش به اطراف غرفه را به حداکثر برسانید.
گرافیک های جالب برای جلب مردم کار بگیرید.
برای نمایش، بهتر است تا از کمپیوترهای لب تاپ، مونیتورهای فلت اسکرین (صفحه پهن)
استفاده کنید. زیرا فضای محدود را هم نیاز دارید.
اگرفضای کافی داشته باشید برای نشستن بازدید
کننده گان چوکی بگذارید. درهرحال یک غرفه قابل حمل باید به سادگی نصب گردیده یا از
جایش برداشته شود.
8- اسامی اشتراک کنندگان
نمایشگاه را اعلان کنید.
برچسب های چون "شما را درغرفه شماره
1525 کنفرانس جهانی لاینوکس ملاقات می کنیم" را در اعلامیه های خبری تان ذکر
کنید. حتی می توانید این برچسب را بر روی هر شی دیگر نصب کنید. اعلامیه ی خبری نشراخبار
نمایشگاه را با رسانه ها شریک کنید. سردبیران را به غرفه دعوت کرده و زمینه ملاقات آنها را با سخنگوی مساعد سازید.
9- وسایل ضروری دیگربه شمول
بروشور و سایر مواد قابل توزیع را تهیه کنید.
اگر می خواهید نیازمندیهای جمعی بازاریابی
به روز شوند، همین حالا دست به کار شوید. به این صورت است که در روز برگزاری
نمایشگاه با دستان خالی از بازدید کننده
استقبال نخواهید کرد. فورم نظرخواهی را طراحی کرده و ازحدس زدن درمورد نظریات
بازدید کنندگان پرهیز کنید.
توجه بازدیدکنندگان را با مواد قابل توزیع (بروشور...)
به غرفه جلب کنید. با این کار حس لذت بری
را نیز در آنها برانگیخته و آنها از دیدن نمایشگاه تان لذت خواهند برد. علاوه برآن
قلم های که نام موسسه روی آن حک شده باشد، نیز موثراست. به تولید شعارهای جذاب
دیگر نیز فکر کنید.
10- سلاید های معرفی کننده
پاورپاینت و دیموس را برای نمایش آماده کنید.
این مواد بینندگان را به غرفه شما جلب کرده
وزمینه ارایه معلومات بیشتر را مساعد می سازد. سلاید های معرفی کننده (Presentations) به یکبارگی
همه معلومات را به بینندگان ارایه می کند.
1. به کارمند غرفه تان هویت و
شکل ظاهری متفاوت از دیگران بدهید.
درمورد لباس کارمند تان فکر کنید. جاکت های
ورزشی، تک پوشها و گل مخصوص یخن به ساده گی می تواند نماینده شما را هویت متفاوت
بدهد.
2. کارمندانی را که قرار است در نمایشگاه شرکت
کنند، ازقبل آموزش دهید.
این نکته خیلی مهم است! کارمند شما را باید
بداند که مردم از آن انها چه توقعی دارد. آنها باید ازتمام برنامه های جدید
معلومات داشته باشد. درعین حال روی ابتکارات موسسه نیز تاکید صورت گیرد.
آنها باید نحوه پخش دیموس و پاورپاینت را
بدانند. راه های حل مشکلات عادی این برنامه ها را نیز به آنها آموزش دهید. هیچ کاری
غیرحرفوی تر از این نیست که کارمند شما نحوه فعال سازی دیموس را نداند.
در جریان نمایش
1- تقسیم کاری نمایش را
به صورت دورانی میان کارمندان تنظیم کنید.
مسلم است که کارمند شما برای غذاخوری و
استراحت وقت لازم دارد. به این صورت برنامه کاری انها را بصورت دورانی بسازید. اگر
آنها تمام روز در غرفه باقی نمانند، خوشحال خواهند شد.
2- به کارمندان وظیفه بدهید که معلومات بدست آمده از بازدیدکنندگان
را یاد داشت کنند.
کارمندان را تشویق کنید تا همه ی نکاتی را
که درمورد نیازمندی از بازدید کنندگان می شنوند، یاد داشت کنند. بهتراست تجارب
بازدیدکنندگان را از نمایشگاه لاینوکس هم یاد داشت کنند. درعین حال به آنها اهمیت
شماره تلفن و ای میل آدرس بینندگان را گوشزد کنید. اگر با استفاده از این معلومات
یک پرونده ارتباطی بسازید، بهتراست.
3- کارمندان را تشویق کنید که از مردم به صورت و
لب خندان استقبال کنند.
جالب است که این کار اکثر اوقات فراموش می
شود. اگربا کسی پیشامد خوبی شود، این رابطه تاثیرخود را می گذارد. کارمندان نباید پیش
به دروازه ورودی نمایشگاه بیایستند. درعین حال آنها نباید درحینی که در نمایشگاه
اند، به تلفن کسی جواب بدهند.
برخورد دوستانه بینندگان را وا می دارد تا
لحظه ای در پیشخوان غرفه ی شما با یستد. اگرکارمندان دارای رفتار مودب بوده و رویه همکاری با بینندگان داشته باشد، برای
نمایشگاه موثر است. کارمندان باید از تمام عرصه های کار معلومات داشته باشد. آنها
باید به هرسوال و درخواست بینندگان جواب داده بتوانند. این کار تاثیر مثبت بر روی
بینندگان می گذارد.
بعد از اجرای نمایش
1. اگر شخص یا رسانه ای
از شما معلومات کتبی (چاپی) می خواهد، بالافاصله معلومات را بفرستید.
معلومات خواسته شده را تا 24 ساعت از زمان
درخواست بفرستید. ارایه جواب به موقع تاثیرخاص روی طرف می گذارد(آنها فکر می کنند
که عین شکل نمایش شما نیز موفق بوده است.)
2. کلمات کلیدی راجع به
نمایشگاه را پشت پاکت خط یا در"نوارموضوع" ای میل بنویسید.
حتماً نام موسسه وعنوان کنفرانس را پشت پاکت خط یا نوارموضوع ای میل بنویسید. با
خواندن این کلمه گیرنده مطمین خواهند شد که ای میل شما "Chunk/ بی ارزش" نیست.
3. بینندگان را دربازدید از تمام بخشها راهنمایی
کنید.
خود را متقین سازید که با اضافه کردن
معلومات مرتبط به وبسایت و فرصت های قابل استفاده برای گیرندگان در موسسه، بسته
اطلاعات چاپی ای شما به یک بسته جوابگو تبدیل می شود.
4- بعد از ختم نمایش بازدید کنندگان را تعقیب
کنید.
هیچ چیزی نمی تواند میزان موفقیت شما را
نشان بدهد (بجزاز دو مورد ذیل):
-
آیا بازدید کننده گان نمایشگاه سراغ خرید تولیدات شما می آیند یا خیر.
-
رسانه ها توجه خاصی به
تولیدات شما نشان می دهد یا نی.
تعداد افرادی که درمورد تولیدات شما از طریق نمایش های تجارتی آگاهی یافته اند را
یادداشت کنید. با استفاده از این معلومات درمورد سرمایه گذاری روی نمایشگاه های
دیگر تجدید نظرکند.
5- تجاربی را
که از اجرای نمایش بدست می آورید، تحلیل کنید.
بعد ازختم نمایشگاه، کارهای انجام شده و کارهای
انجام نشده را تجزبه کنید. نظر دیگران را در مورد همه بخش های نمایش جویا شوید.
توجه خاصی به بازخورد ارتباطی مشتریان داشته باشید. این درسها شما را در برگزاری
بهتر نمایش های بعدی کمک می کند.